Importancia del control del stock

Cualquier restaurante, cualquier hotel, tiene dos tipos de clientes, en el sentido más amplio y desde el punto de vista del almacén:

  • Por un lado el cliente externo, aquel que requiere y paga por nuestros servicios.
  • Por otro lado el cliente interno, cualquier departamento del establecimiento que demanda mercaderías o materias primas para la producción.

Para dar satisfacción a la demanda de ambos tipos es fundamental un adecuado nivel de stock. Desde el punto de vista productivo un almacén bien surtido evitará problemas de abastecimiento y garantizará las materias primas necesarias para nuestros departamentos operativos, no obstante, hay que garantizar la rentabilidad de la función de aprovisionamiento, que se consigue, no sólo con economías de escala, sino también con un uso racional de los recursos financieros del negocio.

Una buena logística del almacén depende de un adecuado control del inventario de nuestra materia prima. No obstante, hay que tener presente que no podemos controlar todas las circunstancias que afectan al ciclo de almacenamiento, por lo que un adecuado stock de seguridad nos ayudará a mantener constante nuestro servicio con el menor sobresalto posible, con lo que el servicio a nuestros clientes no se verá afectado.

No obstante, mantener un stock ajustado eleva las probabilidades de que se produzca una rotura de stocks, es por ello fundamental una buena gestión de este.

Definición de rotura de stock

Podemos definir la rotura de stocks como la demanda solicitada por el cliente y no satisfecha por nuestro negocio debido a la insuficiencia de nuestro estocaje.

Consecuencias de una mala gestión

Una mala gestión de stocks nos afecta de la siguiente manera:

  • Disminución de las ventas.
  • Daño en la imagen del establecimiento.
  • Pérdida de confianza de nuestros clientes.
  • Incremento de costes por transportes urgentes.
  • Sobre coste del producto por compra urgente.
  • Otros costes asociados a la rotura.

Causas de una mala gestión

¿Cuáles son las causas más importantes de la rotura de stocks?, podemos enumerar las siguientes:

  • Mala previsión de ventas.
  • Mala previsión de disponibilidad de materia prima.
  • Falta de coordinación entre departamentos.
  • Ventas irregulares y/o imprevistas.
  • Retrasos en la entrega del proveedor.

Coste de la rotura de stocks

El coste de la rotura reviste cierta complejidad, especialmente por los costes intangibles asociados a la desconfianza y pérdida de imagen, no obstante, simplificando, lo podemos calcular a través de la siguiente fórmula:

Coste de la rotura de stock = margen bruto de oportunidad + costes asociados

Donde el margen bruto se define como el coste de oportunidad por la venta perdida por esta causa, su fórmula sería:

Margen bruto de oportunidad = venta no realizada – coste de la venta previsto para la venta no realizada (materia prima en el caso de un restaurante)

Donde los costes asociados serían:

Costes asociados = sobrecoste por compra urgente + coste de transporte urgente + otros costes asociados

En cualquier caso el cálculo del coste por la mala imagen proyectada y por la pérdida de confianza de nuestros clientes es de muy difícil realización.

Stock de seguridad

El stock de seguridad entra en juego para evitar, en la medida de lo posible, la indeseada rotura de stock y no será siempre el mismo, dependerá de:

  • La época.
  • La estacionalidad.
  • La demanda.
  • Los proveedores.
  • La disponibilidad económica.
  • El espacio disponible.

Por todo lo expuesto, el éxito en la gestión de nuestro almacén dependerá en buena medida de aprovisionarnos con la cantidad necesaria de cada producto en cada momento ajustando las cantidades a las necesidades de nuestra demanda.

Cálculo, introducción

Para calcular nuestro stock deberemos tener en cuenta los siguientes parámetros:

  • Stocks:
    • Mínimo (SM).
    • De seguridad (SS).
  • Plazo de entrega del proveedor:
    • Entrega habitual (EH).
    • Entrega con retraso (ER).
  • Demanda media (DM).

Stock mínimo, fórmula

Con estos parámetros, el stock mínimo se calculará en función de la demanda media y del número de días que tarda el proveedor en servirnos:

SM = EH x DM

Stock mínimo, ejemplo

Si un proveedor tarda en servirnos 7 días y el consumo medio de un artículo es de 100 al día, el cálculo del stock mínimo sería:

SM = 7 x 100 = 700 unidades

Stock de seguridad, fórmula

En cuanto al stock de seguridad, la fórmula quedaría como sigue:

SS = SM + (ER –EH) x DM = ER x DM

De esta forma nos garantizamos que no exista rotura de stocks, incluso cuando existen problemas de suministros.

Stock de seguridad, ejemplo

Si continuamos con el cálculo del stock de seguridad del ejemplo anterior, teniendo en cuenta los siguientes datos:

  • Periodo de entrega habitual: 7 días.
  • Periodo de entrega con retraso: 10 días.
  • Demanda prevista en temporada alta 100 unidades al día.

Sería:

SS = 700 + (10 – 7) x 100 = 1.000 unidades.

Visión gráfica

Gráficamente podemos expresar la evolución del stock del ejemplo anterior manteniendo la seguridad de la manera siguiente:

Análisis gráfico de la evolución del stock