Un ejemplo de cuenta de explotación de un departamento operativo.

Es uno de los departamentos más importantes del hotel, no solo por la propia gestión que hace de todo el establecimiento, sino también por la aportación que hace a la cuenta de explotación global. Las estadísticas hoteleras cifran su porcentaje sobre las ventas totales de la explotación en magnitudes casi siempre superiores al 50% y en la mayoría de los casos alrededor del 70%, especialmente en establecimientos urbanos. Al mismo tiempo el margen neto obtenido es muy alto en comparación al resto de los departamentos.

Por otro lado, es una fuente muy valiosa de información estadística determinante para la mayoría de los análisis de gestión y de cara a la elaboración de presupuestos.

Este departamento agrupa las siguientes áreas de trabajo o subdepartamentos:

  • Recepción
  • Conserjería
  • Pisos
  • Reservas

Por producción se entenderá la cifra neta de venta de habitaciones, siendo esta la resultante de deducir a las ventas brutas los descuentos o deducciones que se hayan acordado.

Conviene insistir que en este departamento se computará única y exclusivamente la producción de alojamiento, cualquier otra como teléfono, servicio de habitaciones, consumos de minibar, etc., se incluirá en el departamento correspondiente como se verá en las páginas siguientes.

A la hora de decidir que conceptos aparecerán como producción del periodo en la cuenta de explotación existen tres procedimientos:

  • Diferenciación del producto: tipología de habitaciones. Se trata de conocer y tener seguimiento de que productos de nuestra cartera tienen más aceptación, en este caso se reflejaría una división del producto más próxima a las necesidades de la propiedad, ya que efectúa el énfasis en unidades de inversión.
  • Segmentación del mercado: división por el tipo de cliente. De esta forma se puede hacer un seguimiento de la política comercial de la empresa. Su punto de vista es más operativo.
  • Procedencia geográfica: división de la producción en función de la nacionalidad del cliente.

Su desglose dependerá de las necesidades que marque la gestión de los establecimientos y el plan de marketing de la empresa, en cualquier caso no existe un único modelo. Lo general es establecer un desglose en función de los segmentos del mercado que se atienden, aunque menos común y aconsejable también se puede desglosar por tipo de habitaciones o por procedencia geográfica. La siguiente relación de segmentos es sólo un ejemplo:

  • TTOO.
  • CCI.
  • Mayoristas.
  • Minoristas.
  • Empresas.
  • Directos.
  • Golf.
  • SPA.
  • Internet.
  • GDS.
  • Talonarios.
  • Otros.

A la hora de contabilizar en nuestro sistema las ventas de alojamiento hay que considerar los siguientes hechos particulares:

Distribución de la venta de paquetes. Es habitual que la venta de la habitación se realice conjuntamente con la prestación de otros servicios, por ejemplo alojamiento más desayuno, más pensión o incluso incluyendo otros servicios internos como SPA, aunque también es habitual incluir servicios prestados por empresas externas fuera de las instalaciones del hotel. USALI en la redacción de su última edición recomienda la utilización de valoraciones medios de mercado en la valoración de esos servicios. Lo habitual, cuando todos los servicios son efectuados por el establecimiento, es realizar un reparto proporcional con el precio medio de venta al público para cada uno de ellos. Cuando parte del servicio es realizado por empresas externas habrá que reflejar el coste del servicio más el margen que se haya establecido.

No presentados. Se incluirán como venta de habitaciones cuando el cobro de la reserva esté razonablemente garantizado.

Operaciones de intercambio. Es habitual que el hotel realice operaciones de trueque de habitaciones y/o otros servicios a cambio de la prestación por parte de otra empresa de sus propios servicios, siendo los más comunes los de publicidad. Conviene, pues, registrar en el contrato de intercambio la cantidad y valoración de estos servicios, computándose como producción el correspondiente a la venta y como coste el servicio prestado por la empresa por un valor equivalente.

Estancias derivadas de programas de fidelización. Es común ofrecerles a los clientes descuentos en estancias o incluso gratuidades por un uso habitual y prolongado de las instalaciones del establecimiento. Los programas de fidelización son variados, no obstante, se recomienda que el coste de ofrecer estos descuentos o gratuidades se reflejen como coste comercial en este departamento y como producción en el departamento habitaciones. La valoración se aconseja que sea conservadora sobre los precios de mercado.

Descuentos y deducciones. Las ventas de alojamiento han de considerarse netas, entendiéndose como tales las ventas brutas menos los descuentos y deducciones, nunca se le detraerán las comisiones a los diversos intermediarios, que se reflejarán en el apartado de otros costes en la cuenta de explotación como se verá más adelante. No obstante existirán descuentos o deducciones que no se conozcan en el momento de la venta o que su cálculo dependa de operaciones posteriores. En el primer caso se reflejaran en la cuenta de explotación en el momento en el que se conozcan, en el segundo se realizará una provisión que se deberá ir ajustando periódicamente, en todo caso, si no se ha provisionado, deberá computarse al final del ejercicio.

Cuanta de explotación del departamento habitaciones

Cuanta de explotación del departamento habitaciones o alojamiento

Este artículo está basado en la décima edición de USALI, desde octubre de 2014 está vigente la undécima, puedes encontrar más información acerca de ella en estos posts y otros sobre la misma materia de esta misma web:

https://www.asgestion.com/?p=1266

USALI, características generales de la cuenta de explotación

https://www.asgestion.com/?p=1266

USALI, resumen undécima edición